第56章 做事要善于时间管理(3)

　　为某一工作定出较短的时间，也就是说，不要将工作战线拉得太长，这样你就会很快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划，你对待那些困难或者轻松工作就会产生惰性，因为没有期限或者由于期限较长，你感觉可以以后再说。如果你只从工作而不是从可用的时间上去着想，就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会巨细不分，且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美了，这样做的结果只能是主次不分。

　　尝试制一张每日时间记事表，根据你自己的状况不断加以修正。这种表可以包括两类：一类是“活动事项”，另一类是“活动的目的”。把一天的办公时间按你认为合适的标准划分为若干个时间段，然后在上面打两个记号，每一类下面各一个，并且按照需要，在“附注”栏中注明你确实做了些什么。

　　你可以把这张表放在一边的架子上，不使用的时候就看不到它，然后每一个时段结束后简单填一下。一天累积起来，填写这张表大概只要三四分钟，但是它产生的效果却极为惊人。

　　你会发现，你以前根本说不清楚你的时间究竟都用到哪里去了。你的记忆力在这方面是不可靠的，因为我们往往只记得一天中最重要的事情也就是我们完成了某些事情的时刻而忽略掉我们浪费或未能有效利用的时间。琐碎的事项，小小的分心都不太重要，我们记不住。但这些正是我们最需要辨明并加以修正之处。

　　填写这个表两三天之后，你会惊讶地发现，你有很多地方可以改进。例如，你可能会发现你以前并不知道你竟然花了那么多的时间去阅读杂志、报纸等，因此想找出一个办法来减少用于这方面的时间。你也可能会惊讶地发现，你竟然把那么多时间用在赴约的路上，因此想办法改进行程，一次去几个地方，或多利用电话。

　　不过最重要的是，你会更惊讶地发现，你实际上居然只用一点点时间做你承认是最优先的事。而和你东奔西走地处理那些次优先的事务相比，你用于计划、预估时间、探寻和利用时机，以及努力确定目标等的时间真是太少了，这样你会更清醒。

　　我们每个人都需要自律，要绘制或填写时间记事表。当你真正做到之后，保证会出现一些令你惊喜的效果。

　　有效的时间专案管理。

　　当在工作上和时间上愈来愈有绩效时，你可能会被指派更多的工作。有效的专案管理(组织和执行能力)将是成功的关键，其内容包括下列几个方面。

　　多重的工作计划：若您越能做多重的工作计划，即代表您的能力越强；

　　规划和组织：事先一定要有很好的规划及组织；

　　任何事情一定要设定一个期限来完成它；

　　列出完整的工作清单；

　　判定限制的步骤：看看哪些事情会影响结果，想办法解决；

　　多重工作计划的管理可依循序法或并行法进行；

　　指派和授权：事情实在太多，不可能自己一个人完全承担，有些事情一定要指派给别人；

　　当事情指派给别人时，一定要记得做检核的动作，检视对方是否依照自己的理想去做；

　　凡是可能出错的都会出错；

　　每次出错的时候，总是在最不可能出错的地方；

　　不论您估算多少时间，计划的完成都会超出期限；

　　不论您估算多少的开销，计划花费都会超出预算；

　　您做任何事情之前，都必须先做一些准备的工作。

　　崔西定律：任何工作的难度与其执行步骤的数目平方成正比。例如完成一件工作有3个执行步骤，则此工作的困难度为9，而完成另一工作有5个执行步骤，则此工作的困难度是25，所以必须简化工作流程；简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。

　　尽量不要浪费时间：一般人在接电话后习惯聊一阵子天，这样很浪费时间；不重要的会尽量不要召开，开会一定要准时开始及结束，要好好地计划，才不会浪费时间；临时有人敲门拜访，一闲聊就花掉数十分钟，所以尽量花费数分钟即结束。

　　应克服下列行为或习惯：拖延，犹豫不决，过度承诺，组织能力不佳，缺乏目标，缺乏优先等级，缺乏完成期限，授权能力不佳，权力或责任界定不清，缺乏所需资源。

　　学会把工作重点拟出来，然于作出抉择。通常自己就是时间杀手，要设法控制自己。

　　克服拖延的习惯，要有良好的组织；由重要的事情开始着手工作；培养紧急的意识；以快节奏工作；一旦开始，就不要停止；订出一段特定的时间工作；从最糟的事情开始；详细地计划；不可找借口；设定截止期限。

　　明白时间对自己的意义，培养个人的时间管理哲学；要有远大的眼光；要有延后满足的能力；培养个人的特质，在行动中自我操练；学习微视，以每分钟来衡量时间；学习如何说“不”；要视时间等于金钱；要以每小时的工资为基础，来衡量每一件您被期待去做的事；完成较高价值的工作；时间管理是一生的技巧；平衡与适度，放轻松、要休假和运动；确定您的目标与价值一致；下定决心活到100岁。把一天变成48小时。

　　挥霍时间生命一空。

　　做一个珍惜时间的人，你的生命就会变得更有意义。

　　比尔·盖茨说：挥霍时间就是挥霍生命。挥霍金钱不是最大的浪费，挥霍时间才是最大的浪费。你不要不在意短短的一分钟或一秒，也许在那一分钟或一秒里，就有改变你一生命运的良机。

　　也许你的财富无法与比尔·盖茨相比，但有一样东西你和他拥有的一样多，那就是时间。时间的分配对于每一个人来说，都是异常公平的，不论富人或穷人，男人或女人，聪明的或不聪明的，摆在你面前的时间，每一天都是24小时，绝对不多一分也不少一秒。

　　但对时间的使用却是最不公平的，因为有人懂得珍惜，一分掰作二分用，而有人暴殄天物，让时间随意溜走，他不知道，对时间的挥霍是一种最大的浪费。有一句告诫的话说得很到位：浪费时间就是糟践自己。因为无论是谁都无法回过头去，找到曾经无意之中浪费掉的哪怕是一分钟的光阴。

　　如果你学会科学地把握时间、善用时间，就会变得聪明又充实，在适当的时间内做完你应该做的事情。

　　没有人是真的没有时间。每个人都有足够的时间做必须做的事情，至少是最重要的事情。在同样多的时间里，却能够做更多的事情，他们并不是有更多的时间，而是更善于利用时间。

　　凡是在事业上有所成就的人，都是惜时如金的人。无论是老板还是打工族，一个做事有计划的人，总是能判断自己面对的顾客在生意上的价值，如果有很多不必要的废话，他们都会想出一个收场的办法。同时，他们也绝对不会在别人的上班时间，去和对方海阔天空地谈些与工作无关的话，因为这样做实际上是在妨碍别人的工作，浪费别人的生命。

　　懂得节省时间的人，是对生命的一种尊重。尤其在生意场上，如果你是一个部门的经理，整天与顾客们打交道，就更应该懂得时间对自己的价值。在这里告诉你一个既简单又实用的方法：当你与来客把事情谈妥后，应该很有礼貌地站起来，与客人握手告别，并诚恳地告诉客人自己很愿意再多谈一会，因为我们的谈话很愉快，可是今天的事情太多，只能另寻机会了。这种委婉的推脱之辞，客人们都会接受也都会理解，而且，对你的诚恳态度也会非常满意。

　　在时间就是金钱，时间就是效益的今天。真正干大事的人，他们从来不愿意多耗费一点一滴的宝贵资本时间。

　　商人最可贵的本领之一就是与任何人交往，都简捷迅达。这是一般成功者都具有的通行证。与人接洽生意能以最少时间产生最大效率的人，恐怕没有人能与比尔·盖茨相比。为了珍惜时间他招致了许多人的怨恨，其实人人都应该把比尔·盖茨作为这一方面的典范，因为人人都应具有这种珍惜时间的美德。

　　比尔·盖茨每天上午9点30分准时进入办公室，下午5点回家。有人对比尔·盖茨的资本进行了计算后说，他每分钟的收入是50美元，但比尔·盖茨认为不只这些。所以，除了与生意上有特别关系的人商谈外，他与人谈话一般不会超过5分钟。

　　通常，比尔·盖茨总是在一间很大的办公室里，与许多员工一起工作，他不是一个人呆在房间里工作。比尔·盖茨会随时指挥他手下的员工，按照他的计划去行事。如果你走进他那间大办公室，是很容易见到他的，但如果你没有重要的事情，他是绝对不会欢迎你的。

　　做为一个公司的当家人，比尔·盖茨能够准确地判断出一个人来接洽的到底是什么事。当你对他说话时，一切转弯抹角的方法都会失去效力，他能够立刻判断出你的真实意图。这种卓越的判断力使比尔·盖茨赢取了许多宝贵的时间。有些人本来就没有什么重要事情需要接洽，只是想找个人聊聊天，而耗费了工作繁忙的人的许多重要的时间。比尔·盖茨对这种人简直是恨之入骨。

　　重视你所拥有的今天。

　　试想，从现在开始，每天给你1万元现金，任凭花用，但其中的规定是“不可以用在贷款或分期付款，而且在每天过完的时候，没用掉的部分会消失，无法存起来。”面对这样的情况，你会如何使用这笔钱呢？

　　乍听之下，仿佛相当过瘾！每天有1万元，嗯，好多东西可以买，也可以去吃各种大餐，或到处去玩。问题是生活中有多少东西会需要再三地汰旧换新？有多少吃的地方可以让我们不断地换口味，就算重复去吃也吃不腻？还有玩的地方是否也能一再重游，仍不失其吸引力？

　　这个比喻，不就是我们每天所使用的17个小时吗？(若说睡眠平均是7个钟头的话)这1万元不就是我们眼睛一睁开所面对的一天。这一天会被我们用在上班，或在家带孩子，其中包括吃饭、坐车。仔细一瞧，在办公室中我们每天见到的同事都是同样的那些人，客户也差不多，就是同样那几个类型，而且即便是发生了状况，连状况也大概只有几种！只要在某种环境待了一阵子，日子多趋于规律而平常，惟有的差异是工作量的大小，至于个人需要的聪明才智，解决问题的方法，在每天的生活中也都差不多。

　　我们如何能在每天使用那1万元时，按照“心中有谱”的方式去花用呢？如果不是太肯定钱该花在哪儿，还可以让它留在口袋里，等我们想清楚再说，但时间却不等待。你是那种前一夜上床前，心中即对第2天的开始充满期待，早上一醒来就有一些已安排好了的事件、活动等着去做，还是无论身体状况如何，心境总是落寞，生活总是平淡而无趣，是很单调的“忙”而已的人？

　　所以，时间该如何管理？它不能存，不能留，不能零存整付，好像只能安排，于是时间管理好像变成一种诅咒，我们如何把它当做一种功课来做？如何变被动为主动？我们怎样才能在上天给我们的挑战中不认输？

　　请拿出我们“精打细算”的本性，正如在准备付钱的时候，我们心里很清楚自己会有什么样的获得，无论精神的或物质的，都按照原来的期待一一发生。

　　最重要的是要把握今天。一位良好的时间管理者应该认识到一点，今天是我们惟一能够运用的时间，一定要理性支配。过去已经是一去不回，明天只是未来之事。世界上一件事情的完成，都是由于某一个人或某些人认识到了：只有今天是行动的惟一时间，是那可以获得的成就，好好地利用吧！

　　最后，不要忘了时间也意味着休息。

　　有这样一首古爱尔兰歌谣：

　　运用时间去工作这是成功的代价；

　　费点时间去思索这是力量的泉源；

　　花点时间去游戏这是青春永驻的秘密；

　　抽出时间来阅读这是智慧的基础；

　　匀出时间来对人友好这是通往快乐的大道；

　　要点时间来梦想使你挟泰山以超北海；

　　找出时间去爱人和被爱这是上苍的恩典；

　　寻找点时间放眼四顾这是通往无私的捷径；

　　用些时间放声大笑这是灵魂的音乐。

　　我们的工作与生活常汲汲于目标的实现，然而与实现目标同时并进的，是我们对生活松紧的正确调适。

　　设定目标，追求成功是一种习惯。放松自己，以退为进也是帮助我们成功的一条捷径和法则！

　　想一想，你有多久没有放松自己了？你有多长久时间没有陪伴家人了？你有多久没有到电影院或百货公司了？你有多久没有外出旅游了？你有多久没有让自己的头脑好好地休息了？

　　把一些事让他人去做。

　　做事要有方法，这样你才能拥有更多属于自己的时间，使人生更有价值。

　　比尔·盖茨说：每天都有许多事来到我的面前，我不可能一一把所有的事做完，但又不能把那些事置之不理，为了解决这个问题，我学会了“安排”，就是把一些事让他人去做。